La gestion de vos réclamations en 2 étapes :
1. Contrôler : à chaque livraison, vous devez contrôler que les cartons ou les colis vous sont bien destinés et si les quantités facturées correspondent bien à la réalité (elles sont indiquées sur la coiffe et le bordereau de livraison (BL).
2. Prévenir : vous êtes priés d’alerter immédiatement par téléphone le dépôt, lorsque vous constatez un écart important (en plus ou en moins, paquets complets ou la totalité de service) entre la quantité reçue et la quantité facturée.
Si l’écart est faible, faites parvenir votre réclamation par le module « réclamation » de votre système informatique.
A savoir :
Il peut arriver qu’à la suite d’une erreur vous receviez un titre qui ne vous est pas facturé.
Nous vous demandons de le retourner dans les prioritaires, sans attendre, « à l’attention du bureau » en indiquant votre nom et votre numéro client. Ce réflexe professionnel permet à l’un de vos collègues qui n’aurait pas reçu un titre d’être immédiatement approvisionné.
La gestion quotidienne des invendus est fondamentale.
Les invendus entraînent le crédit donc indirectement votre commission.
1. Vous devez vérifier la conformité de votre total général (que vous avez noté sur votre bordereau d’invendu journalier et saisi sur votre système informatique) avec les exemplaires retournés. Sans ce total ni cette saisie, le contrôle n’est pas possible; par conséquent, la reconnaissance exhaustive réalisée par le dépôt fait foi.
2. Ficelez vos colis d’invendus et notez votre numéro client.
3. Ne rajoutez aucun titre non réclamé sur votre bordereau d’invendus, ainsi que des annotations (réclamations, oubliés, etc.).
4. Retournez vos quotidiens dépliés dans l’ordre chronologiques du bordereau édité par le dépôt.
5. Joignez le bordereau fourni par le dépôt dûment rempli à vos retours, à l’exception des diffuseurs informatisés équipés d’un logiciel homologué.
A savoir :
Tout titre fourni est l’objet d’un rappel.
Tout titre en votre possession et que vous n’avez pas signalé en plus, ne peut être crédité.
Les gestion des oubliés
Les oubliés sont à déclarer sur votre logiciel informatique.
Ils apparaîtront sur le bordereau d’invendus du jeudi pour retour au dépôt le vendredi. Vous pouvez saisir vos oubliés tous les jours de la semaine (le jour de saisie faisant foi pour le contrôle des dates – le dépôt n’intervient pas).
Si vous ne parvenez pas à déclarer un titre, n’hésitez pas à contacter le dépôt.
LA FERMETURE DES JOURS FÉRIÉS
Vous pouvez renseigner vos dates de fermetures des jours fériés via ce formulaire.
LA FERMETURE POUR CONGÉS
1. Détermination de vos dates de congés :
Nous vous demandons de nous informer minimum 3 semaines avant la date de fermeture.
2. Les invendus pendant vos congés :
Il existe deux procédures pour retourner vos invendus pendant vos congés :
– Le bordereau vacances, remis la veille de votre départ, rappelle les gros titres en vente. Ce bordereau est donné si votre fermeture est supérieur à 12 jours.
– Le bordereau de réouverture, remis le jour de votre reprise d’activité, rappelle l’ensemble des titres chassés de la vente pendant vos congés et doit nous être retourné dans les 2 jours maximum.
3. Les crédits d’invendus et des débits différés :
Pendant vos congés, seuls les invendus que vous avez remis avant votre départ (y compris le bordereau vacances) vous seront crédités.
Quant aux différés, ils arriveront normalement à échéance toutes les semaines, comme si vous étiez en activité.
4. Bordereaux de livraison et règlement :
Vos bordereaux de livraison continueront à êtres édités. La marchandise préparé pour votre réouverture figurera au débit.
Les relevés hebdomadaires débiteurs édités pendant votre fermeture sont prélevés automatiquement.